FAQ – Häufige Fragen und Antworten zum Monitoring
# Was ist mit Monitoring gemeint?
In meiner Kanzlei werden für aktuelle Akten automatisierte Beobachtungs-Aufträge („Monitoring“) zu eventuell relevanten öffentlichen Quellen angelegt. Dabei handelt es sich beispielsweise um Websites oder Social-Media-Accounts (des Mandanten oder des Gegners, beteiligter Behörden etc.). Teil des Monitorings können auch Justizdatenbanken (z.B. Insolvenz- oder Handelsregisterbekanntmachungen) sein. Wenn das System eine neue Veröffentlichung, eine Veränderung einer bereits vorhandenen Veröffentlichung oder eine Löschung feststellt, schreibt es die Information in eine Datenbank und meldet dann einen „Treffer“.
# Wer legt fest, was beobachtet wird?
Das mache ich, anhand des Sachverhalts der Akte. Manchmal dient das Monitoring vorrangig der Dokumentation (z.B. um den Status Quo einer Website festzuhalten), manchmal der Informationsbeschaffung (Handelsregister, Insolvenzdatenbank, Gesetzestexte, Presseveröffentlichungen etc.) oder dem Nachweis von Vertragsverletzung bzw. der Einhaltung von Vereinbarungen. Je nach Beobachtungsauftrag werden die Quellen in unterschiedlich kurzen Abständen abgefragt (Social-Media-Accounts eher alle paar Minuten bis wenige Stunden, Websites oder Datenbanken im Bereich von Stunden bis Tagen).
# Warum bekomme ich E-Mails von diesem System?
In manchen Monitoring-Aufträgen habe ich festgelegt, dass der Treffer nicht nur in einer Datenbank abgelegt wird, sondern zusätzlich auch eine automatische Benachrichtigung an mich und Sie per E-Mail erfolgt. Das ist meistens in solchen Aufträgen der Fall, bei denen es sich potentiell um eine sehr wichtige oder eilige Veränderung handelt (z.B. eine neue Veröffentlichung im Insolvenzregister, eine Gesetzesänderung, eine Social-Media-Veröffentlichung zu einem bestimmten Stichwort).
# Haben Sie diese E-Mail auch schon gelesen?
Kann sein, kann auch nicht sein. Die automatische E-Mail-Benachrichtigung erfolgt zeitgleich an Sie und an mich, es ist also Zufall, wer sie früher zur Kenntnis nimmt.
# Muss ich was tun?
Nein. Der Treffer aus dem Monitoring dient nur zu Ihrer Information. Dass Sie eine solche Benachrichtigung erhalten, bedeutet nicht, dass die festgestellte Veränderung auch wirklich relevant für Ihre Akte ist, denn das System sucht nur nach bestimmten Stichworten und Daten, kann aber selbst die Relevanz der gefundenen Information nicht bewerten. Das erledige ich als Rechtsanwalt und melde mich gesondert bei Ihnen, wenn ich die Information für erheblich halte.
# Kann ich auch selbst Vorschläge zur Erweiterung des Monitorings machen?
Aber klar, eine kurze E-Mail an mich reicht aus.
# Kann ich diese automatisierten Mails abbestellen?
Aber klar, eine kurze E-Mail an mich reicht aus.