Ich hatte im letzten Jahr das zweifelhafte Vergnügen, verschiedene Betriebs- und Gemeinnützigkeitsprüfungen bei eingetragenen Vereinen zu begleiten, die teilweise bis heute andauern. Aus den Verfahren seien hier zur Warnung ein paar Erfahrungen zusammengefasst.
Prüfung digitaler Daten
Während viele Vereine ihre Buchhaltungen bis heute als Papierwerk betrachten, sind die Finanzämter in diesem Punkt schon deutlich weiter. Vielen Vereinsvorständen ist nicht ausreichend klar, dass Gegenstand von Betriebsprüfungen auch die digitalen Unterlagen eines Vereins sind, die beispielsweise aus digitalen Dokumenten, E-Mails oder Buchhaltungsdatenbanken bestehen können. Insbesondere die ordnungsgemäße Speicherung von E-Mails stellt viele Vereine bis heute vor erhebliche Herausforderungen.
Da die Vereinsverwaltung gerade bei kleinen Vereinen gerne über die privaten E-Mail-Adressen der Vorstandsmitglieder abgewickelt wird, fehlt es an zentral dokumentierten E-Mail-Archiven. Diese sind aber eigentlich Voraussetzung dafür, dass insbesondere die Originale elektronisch übermittelter Rechnungsdokumente vorgelegt werden können. Noch immer glauben viele Kassenwarte, eine per E-Mail empfangene Rechnung brauche nur ausgedruckt und abgeheftet werden (und nein, das reicht eindeutig nicht).
Auch wichtige digitale Unterlagen werden häufig ohne jede Art von Versionskontrolle und nicht an zentral zugreifbaren Orten gespeichert. Das führt über die Jahre bei Wechseln im Vorstand zu schleichendem Datenverlust und kann im Rahmen einer Betriebsprüfung viele kaum noch zu klärende Fragen aufwerfen.
Bei wem sich solche Buchhaltungsdefizite zeigen, liegen in der Regel auch Datenschutzverstöße vor. Denn wer nicht weiß, wo seine Daten liegen, kann auch Löschungsfristen nicht einhalten.
Kassenbücher / Barauszahlungen
Im Tagesgeschäft werden auch in kleinen Vereinen noch immer Geschäfte über Bargeld abgewickelt, insbesondere bei Tierschutzvereinen ist das ein viel genutztes Zahlungsmittel. Häufig werden auch eingehende Gelder aus Spendendosen unmittelbar wieder für den Einkauf verwendet, noch bevor sie korrekt in der Vereinsbuchhaltung erfasst wurden.
Das kann auf Dauer dazu führen, dass auf dem Papier ehemals gut befüllte Spendendosen jetzt scheinbar plötzlich kaum noch Einnahmen verzeichnen, was zu entsprechenden Rückfragen der Finanzämter führt.
Auch die Aushändigung von Bargeld an Vorstände oder Vereinsmitglieder zum Einkauf sollte immer gut dokumentiert und — wichtig! — im Nachgang zeitnah dokumentiert werden. Nicht aus Zufall sind Bargeschäfte ein beliebter Ansatzpunkt für Schlammschlachten, wenn es zwischen Vereinsbeteiligten auch persönlich nicht mehr gut läuft.
Dauerbrenner: Spendenbescheinigung statt Gegenleistung
Immer wieder gerät der Grundsatz in Vergessenheit, dass Einnahmen des Vereins, denen eine wie auch immer geartete Gegenleistung gegenübersteht, keine Spenden sein können. Das zu vielen Beanstandungen führende Musterbeispiel sind vom Tierschutzverein an neue Eigentümer oder Halter vermittelte Tiere, für die eine „Spende“ an den Verein bezahlt wird. Steuerlich sind das aber — wegen der Abgabe des Tieres — Einnahmen aus Wirtschafts- oder Zweckbetrieb, weshalb auch die Umsatzsteuer immer zu berücksichtigen ist.
Unzulässige Zuwendungen an Dritte (wir bezahlen Deine Rechnung)
Insbesondere bei kleinen Tierschutzvereinen mit beschränkten Kapazitäten für die Aufnahme von Tieren kommt es vor, dass der Verein einem in finanzielle Not geratenen Tierhalter (und damit seinem Tier) unter die Arme greifen will, in dem beispielsweise Arztrechnungen bezahlt werden. Das führt zu der rechtlich problematischen Situation, dass hier Verbindlichkeiten für Dritte ausgeglichen werden, also diesen Dritten im Umkehrschluß Zuwendungen aus steuerlich begünstigtem Vermögen zugewendet werden. Das verbietet sich in der Regel schon aus Satzungsgründen.
Solche Zuwendungen sollten also vorher mit strengem Maßstab geprüft, in jedem Fall aber aufwändig dokumentiert werden. Im Zweifel empfiehlt es sich eher, beispielsweise ärztliche Behandlungen eines Tieres dann im Vereinsauftrag durchführen zu lassen, so dass die Rechnung des Tierarztes auch an den Verein gestellt wird. Auch ein solcher Vorgang sollte immer ausreichend dokumentiert werden, insbesondere auch die Entscheidungsfindung innerhalb des Vorstandes dazu.
Generell häufig zu wenig Dokumentation
Niemand, der ohnehin schon für das Ehrenamt viel Zeit aufwendet im Bemühen, Gutes zu tun, freut sich über Bürokratie und Dokumentationspflichten. Trotzdem zeigt sich immer wieder, dass über diesen lästigen Teil des Tagesgeschäfts viel zu wenig nachgedacht wird.
Laufende Dokumentation von Vorstandsbeschlüssen ist aber für die Erfüllung von Rechenschaftspflichten sehr wichtig. Gerade bei Betriebsprüfungen zeigt sich, dass oft schon nach zwei, drei Jahren einzelne Entscheidungswege kaum noch nachzuvollziehen sind, obwohl die meisten Vereinsvorstände schon durch die Satzung gehalten sind, ihre Entscheidungen („Vorstandsbeschlüsse“) zu dokumentieren.
In diesem Zusammenhang rate ich regelmäßig auch dazu, eine zeitgemäße technische Form der Zusammenarbeit und eine zentrale Dateiablage zu organisieren. Auch für dezentral organisierte Vereine ist das kein Problem, beispielsweise lassen sich über Tools wie Office365 oder Nextcloud zentrale Ablagen sehr sicher organisieren. Zu dieser Organisation sind Vereine übrigens auch datenschutzrechtlich verpflichtet.