Ich lebe schon seit weit über zehn Jahren den Luxus, nicht nur auf dem eigenen Hof zu arbeiten, sondern auch eine maximal digitale und deshalb mobile Kanzlei zu führen. Deshalb ändert sich durch Corona bei mir nur, dass nun plötzlich auch vermehrt Mandanten zur Vermeidung persönlicher Treffen digitale Workflows übernehmen und beispielsweise auf Telefon- und Videokonferenzen setzen wollen. Viele stehen dabei vor der Herausforderung, sich überhaupt erst einmal auf Arbeit von anderen Standorten aus einrichten zu müssen — und erfahren jetzt, dass sich nicht alles im Handumdrehen lernen und einrichten lässt, wenn man frisch in das Thema startet.
Aber einiges geht eben doch. Von mir deshalb an dieser Stelle ein paar Empfehlungen, wie Sie sich und anderen das Arbeiten im Homeoffice leichter machen können. Das hier sind nur BASICS. Wer mehr Zeit und Auswahl hat, kann über viel bessere Lösungen nachdenken, aber wie es aussieht, ist Zeit gerade knapp, um sich arbeitsfähig zu machen.
1. Kaufen Sie nicht überstürzt irgendeinen Dreck.
Genau wie Hamsterkäufe sind unüberlegte Technikkäufe schlecht und rächen sich. Es gibt Ausnahmen, aber in vielen Fällen gilt bei wesentlicher Bürotechnik: Wer billig kauft, kauft zweimal (nämlich anschließend nochmal ordentlich).
Sie brauchen ein gutes Headset, entweder mit USB-Anschluß oder als Bluetooth-Variante in Verbindung mit einem dazu gedachten USB-Dongle. Ich nutze sei Jahren ausschließlich Headsets von Plantronics, derzeit das „Voyager 5200 UC“. Kaufen Sie das Original, keine billige Kopie, kein Vorgängermodell, nur genau das. Ohne gutes Headset werden Sie nie erfahren, was Telefon- und Videokonferenzen für Sie tun können.
Sie brauchen ein gutes Notebook — also kein Gerät vom örtlichen Supermarkt. Vernünftig heisst für alle, die überwiegend reine Büroarbeiten machen, dass es auch neu nicht mehr als 500 Euro kosten muss. Stand heute sollte Ihr Gerät einen i5-Prozessor, einen Hauptspeicher von 8GB und eine SSD mit mindestens 256 GB Speicherplatz haben, dazu USB 3.0-Anschlüsse und eine gute Tastatur.
Sie brauchen einen doppelseitig arbeitenden Scanner, mit dem Sie ohne große Vorbereitung und ohne Experimentieren jederzeit verlässliche elektronische Dokumente erzeugen können. Meistens ist es effektiver, einen guten Scanner und einen guten Drucker zu kaufen, statt beides in einem Gerät zu kombinieren. Denn: Wenn alles gut läuft, werden Sie den Drucker immer seltener brauchen.
Eine gute Strategie ist, immer zwei Geräte zu haben, denn alles, was Sie dringend für Ihr Tagewerk benötigen, wird einmal zu einem ungünstigen Zeitpunkt kaputtgehen.
2. Pflegen Sie Ihr Werkzeug und lernen Sie, wie man es benutzt.
Computer und deren Infrastruktur gehören für jeden Selbständigen zum unabdingbar wichtigen Werkzeug. Genau so müssen Sie es auch behandeln: pfleglich und mit Überlegung. Und: Sie müssen in täglicher Übung lernen, damit umzugehen. Keine Ausreden, Sie müssen Ihr Werkzeug beherrschen, sonst nutzt es Ihnen nichts.
Anstatt viele exotische Lösungen auszuprobieren, empfiehlt sich daher die Konzentration auf ein paar bewährte Tools. Nutzen Sie Windows 10 (wenn es irgendwie geht: in der Professional-Variante) und die Office-Suite. Setzen Sie Onedrive ein, um Ihre Daten in der Cloud zu sichern und über mehrere Geräte verfügbar zu haben. Installieren Sie den entsprechenden Apps auch auf Ihren Mobilgeräten und sichern Sie die Zugänge zu Onedrive und Ihrem Microsoft-Account durch 2-Faktor-Authentifizierung solide ab.
Nutzen Sie das jetzt kostenfrei verfügbare Teams (https://teams.office.com), wenn Sie mehrere Mitglieder Ihres Büros miteinander vernetzen wollen. Teams hat noch viele Unzulänglichkeiten, wird aber derzeit kräftig entwickelt. Sie können darüber schon jetzt stabiler und einfacher (auch video-)telefonieren, als über Skype. Wenn Sie eher nur Einzelgespräche als Videoanruf führen, bleiben Sie besser bei Skype.
Was immer Sie nutzen: Richten Sie es frühzeitig ein und testen Sie die Installation und die Benutzung zusammen mit dem neuen Headset. Die Benutzung sollte Ihnen so selbstverständlich sein wie die Nutzung eines Telefons, erst dann werden Videokonferenzen wirklich nützlich.
Telefonkonferenzen bis zu drei Personen kann man in den meisten Fällen ganz simpel durch die entsprechenden Menüs im eigenen Handy einleiten, auch wenn es da nicht „Telefonkonferenz“ heißt. Man baut eine Verbindung zum ersten Teilnehmer auf und schaltet dann einen zweiten Teilnehmer dazu, indem der erste Anruf erst gehalten, dann der weitere Teilnehmer angerufen und nach Erreichen eingebunden wird. Danach hören sich alle drei im gleichen Gespräch.
3. Diese Mail hätte auch eine Videokonferenz sein können.
Unter normalen Umständen stünde hier das Gegenteil: Sparen Sie sich das Meeting, schreiben Sie lieber eine kurze und knappe Mail. Aber wir alle werden in den nächsten Wochen eine harte Lernkurve vor uns haben, wie die vorübergehende Einschränkung von Sozialkontakten auch im beruflichen Alltag auf die Laune schlägt. Da kann es durchaus helfen, über Videokonferenzen in Kontakt zu bleiben. Das geht auch mit den Großeltern oder Freunden und Bekannten. Ich selbst bin schon Mitglied in einem Zirkel von über 300 Menschen, die sich jetzt regelmäßig abends nach 21 Uhr in einer Videokonferenz treffen wie in einer Eckkneipe und kann versichern: das macht Spaß und bringt viel Information, auch wenn es nicht alles ersetzt. Jedenfalls ist man alles andere als allein, wenn man die Nutzung dieser Technik lernt. In vielen Fällen geht es vereinfacht auch über gängige Messenger auf dem Handy, das Ausprobieren lohnt.